Гонконгские рецепты для аспирантов

Забугорных материалов в помощь юным аспирантам и молодым учёным — вагон и маленькая тележка. Объяснить, почему глаз цепляет тот или иной, вряд ли смогу. Да это и не важно. Сегодня, господа аспиранты, я выкладываю для вас свой перевод статьи «Hints on Writing Technical Papers and Making Presentations», опубликованной нашим товарищем из Гонконга — Виктором Ли, в журнале «IEEE Transactions on education» в 1999 году. Тех, кто в этом месте сморщил нос: «Фу-у-у, какое старьё!», уверяю, что за исключением упоминания о слайдах на плёнке и слайд-проекторах, распространённых в ту эпоху, всё остальное остаётся актуальным по сю пору.

Victor O.K. Li

Собственно оригинал статьи в pdf-формате можете качнуть по следующей ссылке.

Засим, приступим-с…

 


Труды IEEE по вопросам образования, Том 42, № 2, стр. 134-137, май 1999 г.

Советы по написанию технических статей и проведению презентаций

Виктор О.К. Ли, член IEEE

Аннотация – В этой статье мы пытаемся дать некоторые рекомендации о том, как написать хорошую техническую статью и сделать неплохую презентацию, что является важными навыками для успешной карьеры в науке и преподавании.

Ключевые слова — Техническая презентация, написание технической статьи, презентация диссертации.

I. Введение

Я занимаюсь наукой и преподаю на протяжении 17 лет. За это время у меня была возможность тесно сотрудничать с некоторыми очень талантливыми аспирантами.1)

Одной из основных проблем, с которой они сталкивались в начале своей карьеры, также как и я, было то, как эффективно общаться. За эти годы я усовершенствовал свои методы общения. Достигнуто это было путем чтения книг по этой тематике, взаимодействием с коллегами, и, прежде всего, в результате наблюдения и изучения методов тех коллег, кого считают в научных кругах хорошими писателями и ораторами. В этой статье я изложу свои выводы.

В следующем разделе описана структура технической статьи. Раздел III содержит советы о том, как подготовить хорошую презентацию, а в разделе IV — заключение. Советы по защите диссертаций даны в Приложении A. Некоторые распространенные ошибки при написании текстов приведены в Приложении B.

II. Структура технической статьи

Техническая статья должна быть понятной и лаконичной. Её цель состоит в том, чтобы за минимальное время и в минимальном объёме донести до читателя свои идеи и результаты. Обозначения и оформление должны быть одинаковыми на протяжении всей статьи. Как правило, статья состоит из следующих частей:

1) Название — Оно должен быть кратким и по существу. Например, в некоторых журналах есть ограничение по длине названия – не более десяти слов.

2) Аннотация (реферат) — краткое изложение статьи, включая краткое описание проблемы, пути её решения и выводы. В аннотации не должно быть ссылок на литературу.

3) Ключевые слова — должны быть выбраны так, чтобы облегчить автоматический поиск.

4) Введение — должно содержать исходные предпосылки проблемы, почему она важна, и что сделали другие для её решения. Всё связанное с существующей работой необходимо надлежащим образом описать и дать соответствующие ссылки. Предлагаемое решение нужно кратко описать, и объяснить, каким образом оно отличается и превосходит существующие решения. В последнем абзаце следует дать описание того, о чём будет следующий раздел статьи.

5) Модель системы — Описывается предлагаемая модель. Обязательно описываются сделанные допущения. Чётко изложите предположения относительно модели. Имеют ли эти предположения смысл? Иногда предположения необходимо выдвинуть таким образом, чтобы сделать задачу решаемой с математической точки зрения; но эти предположения должны, по крайней мере, отражать какие-то реальные ситуации. Таким образом, даже если выдвинутые предположения не работают в общем случае, то в крайнем случае должно существовать несколько примеров, когда они выполняются и, следовательно, модель и выводы будут справедливы. Используйте рисунки в качестве вспомогательного материала для объяснения модели.

6) Численные результаты — Численные результаты получаются на основе модели. Эти результаты должны быть представлены таким образом, чтобы читателям было легче их понять. Как правило, они отображаются в виде рисунков или таблиц. Значения выбранных параметров должны быть понятными. Желательно, чтобы они были физическими величинами. Если это невозможно, то они могут соответствовать тем величинам, для которых имеются уже опубликованные результаты, чтобы можно было сравнить полученные результаты с существующими. Всем результатам необходимо дать разъяснение. Попробуйте объяснить, почему кривые выглядят так, а не иначе. Это вытекает из предположений, или потому, что система ведет себя так? В большинстве случаев для проверки системы модели с предположениями необходима математическая модель. В этом случае, важно не только показать средние значения результатов моделирования, но и доверительные интервалы. В целом ряде книг по методам моделированию показано, как можно получить доверительные интервалы. Кроме того, очень важно объяснить, что именно моделировалось. Однажды я присутствовал на защите диссертации, в которой кандидат утверждал, что его аналитические результаты идеально совпали с результатами моделирования. Но затем я обнаружил, что он в основном промоделировал аналитическую модель, с использованием тех же самых предположений! Также необходимо привести подробные сведения о времени моделирования, типе использованного компьютера и языка программирования.

7) Выводы — В них подводится итог тому, что было сделано, и делаются выводы, основанные на полученных результатах. Описание будущей работы также должно быть приведено.

8) Список литературы — Должен содержать перечень статей, на которые ссылается данная работа. Если есть выбор, то используйте более доступные ссылки, то есть если опубликован вариант работы на конференции и в журнале, то дайте ссылку на журнальную статью. Отчеты о НИР, внутренние документы организации, частная переписка и препринты, как правило, имеют ограниченный доступ, поэтому лучше на них не ссылаться, если это возможно. Кстати, редакторы журналов склонны выбирать рецензентов из числа авторов публикаций, на которые даны ссылки.

9) Приложение — Материалы, которые не играют большой роли для понимания статьи, но включены для полноты освещения темы. Иногда, для того чтобы статью было удобнее читать, подробные математические выкладки выносятся в приложение.

10) Рисунки — Могут быть размещены сразу же после того, как они упоминаются в тексте, или в конце статьи. Каждый рисунок должен нормально восприниматься даже без прилагаемого описания в тексте. Так, всем используемым на рисунках символам необходимо дать пояснения в легенде. Кроме того, рисунки и легенда не должны быть слишком малыми. Некоторые рисунки могут быть уменьшены издателем перед выводом на печать, поэтому нужно убедиться, что рисунки по-прежнему воспринимаются после уменьшения размеров.

III. Презентация

Умение хорошо представить свои результаты — ещё одно необходимое требование к успешному учёному. Хорошие идеи не найдут признания, если их эффективно не донести до других. Презентация должна быть отрепетирована. Это поможет определиться с тем, сколько слайдов нужно включить в презентацию. Хорошее правило — один слайд в минуту, хотя это зависит от индивидуальности докладчика и содержания слайдов. На репетицию можно пригласить друзей, чтобы они задали вопросы, и указали на недостатки. Ниже — ряд моментов, которые нужно отметить:

1) Придите туда, где намечена презентация, до её начала, чтобы ознакомиться с помещением и техническим оборудованием.

2) Не переходите сразу к картинкам. Установить контакт с аудиторией, поговорив пару минут прежде, чем включить проектор. О чём можно поговорить? Можно кратко рассказать о результатах; объяснить как это выступление соотносится с другими на этой сессии; или, как эта презентация связана с основным докладом на конференции; или даже рассказать историю о том, как возник интерес к этой конкретной теме исследования; и т.д. Конечно, это вступление входит в основное время презентации, и не должно быть чрезмерным. Но зато это позволит аудитории сосредоточиться на личности выступающего, а не на экране.

3) Поддерживайте зрительный контакт с аудиторией во время выступления. Разговаривайте с аудиторией, а не со слайдами. Обращайтесь к разным частям аудитории в ходе презентации. Это означает, что помещение должно быть освещено. Большинство надписей можно будет прочитать и в освещённом помещении. Говорить в тёмной комнате, в которой будет виден только экран — плохая идея. Контакт с аудиторией будет потерян.

4) Убедитесь, что все иллюстрации можно прочитать. В настоящее время существует большое число способов презентаций, начиная от рукописного представления на прозрачной плёнке до мультимедийных презентаций. Наиболее распространённым способом всё ещё остаётся проецирование слайдов на экран с помощью проектора. Чтобы определить, насколько прозрачный слайд будет доступным для чтения, можно использовать следующий тест. Положите прозрачный слайд на пол. И в этом случае он должен читаться стоящим человеком. Полезно использование цвета для выделения ключевых моментов, хотя цветные прозрачки стоят дороже. С ростом популярности видео-проекторов можно ожидать, что большинство презентаций в будущем будут подготавливаться с применением ноутбука, подключенного к видео-проектору. Но будет неплохо в качестве запасного варианта подготовить и прозрачные слайды.

5) Не отображайте на одном слайде слишком много положений. Аудитории следует сосредоточиться на том, что должен сказать выступающий, а не пытаться упорно прочитать всё содержимое слайда.

6) Всё, что отображено на слайде, должно быть объяснено.

7) Презентация не должна один в один повторять публикацию. На конференции каждому выступающему отводится, как правило, 25 мин — 20 минут на презентацию и пять минут для ответа на вопросы, поэтому не нужно освещать все тонкости работы. Цель состоит в том, чтобы объяснить важность работы, основные пункты предложенного решения, чем данная работа отличается, и, хотелось бы надеяться, в лучшую сторону, от существующих. Если аудитория заинтересуется, то статья имеется в трудах конференции. Я был на презентации, на которой выступающий показывал слайды в виде копии статьи, и лишь зачитывал их. Не нужно говорить о том, что это — неприемлемо.

8) С другой стороны, презентация не должна также слишком отклоняться от статьи. Однажды я был на презентации, на которой автор заявил, что его статья в трудах конференции описывает старые результаты, а затем приступил к изложению результатов совсем другой публикации. Хотя это может оказаться вполне приемлемым для неформальных семинаров, но для конференций, на которых все материалы прошли рецензирование, это вряд ли подходит.

9) Не используйте на слайдах слишком много математических выражений. Как правило, во время 20-минутного представления очень трудно отслеживать подробные математические выкладки. Формулы нужно привести только в том объёме, который необходим для изложения ключевых моментов. В общем случае, в центре выступления должны быть результаты. Используйте рисунки (графики) для иллюстрации основных положений.

10) В конце презентации обычно задают вопросы. На практике, опытный председатель сессии обычно заранее готовит пару своих вопросов, на всякий случай, когда аудитория безмолвствует. Очевидно, некоторые из этих вопросов уже задавались автору во время репетиции выступления, и ответы на них проработаны очень хорошо. Но если вы затрудняетесь с ответом на конкретный вопрос, не занимайте слишком агрессивную оборонительную позицию. Несмотря на присутствие тех, кто просто выпендривается, делая весьма критические замечания только для того, чтобы показать, какие они умные, в целом большая часть присутствующих хочет помочь, и, возможно, действительно не понимает некоторые ключевые моменты презентации. Если вас загнали в угол, и председатель секции не пришёл к вам на помощь, то выйти из положения можно, предложив — из-за нехватки времени — продолжить обсуждение во время перерыва. Кроме того, особенно трудный вопрос, заданный присутствующими, можно положить в основу будущей работы. Кстати, всегда бывает полезным попросить повторить вопрос, чтобы аудитория понимала, о чём спрашивают. Это также позволит прояснить суть вопроса.

11) Хорошо иметь слайд, озаглавленный «Личный вклад», особенно в презентации, предназначенной для собеседования. Я был на многих собеседованиях, в конце которых я не был уверен в том, какой вклад внёс собственно автор. Никогда не заставляйте комиссию сомневается в вашем личном вкладе.

IV. Выводы

В этой статье представлены некоторые мысли о том, как писать хорошие технические статьи и сделать хорошую презентацию. Надеемся, что это поможет читателю более эффективно обмениваться идеями и результатами с научным сообществом.

Приложение А. Защита диссертации

Во время защиты, диссертационный совет хотел бы услышать:

1) Насколько хорошо соискатель понимает проблему.

Это означает, что нужно знать соответствующую литературу, и уметь объяснить, чем предлагаемый подход отличается, и в чём он превосходит существующие работы. Кроме того, будьте готовы ответить, насколько утилитарна ваша работа, является ли она чисто академической, или может быть использована на практике? Насколько реалистичны ваши предположения?

2) Вклад для научного сообщества.

Вклад автора должен быть описан в реферате диссертации, а также в окончательных выводах. В ходе презентации диссертационной работы среди слайдов должен быть, по крайней мере, один, озаглавленный как «Вклад автора».

3) Смог ли соискатель представить полученные результаты в сжатом виде.

То есть, можно ли интерпретировать результаты, представленные в виде графиков или таблиц. Особенно полезной была бы возможность интуитивного объяснения, почему результаты выглядят именно так. Если есть результаты моделирования, то нужно объяснить, что было достигнуто с помощью этого моделирования, например, обоснование некоторого предположения в аналитической модели. Будьте готовы объяснить результаты, которые выглядят странно, например, кривая, которая не является гладкой, или таблица с резкими скачками значений.

4) Предположения о будущем направлении работы.

Перечислите несколько возможных направлений. Опишите возможные подходы к этим проблемам, то есть продемонстрируйте, что эти проблемы были вами продуманы.

Приложение Б. Распространенные ошибки

За эти годы я сформировал список наиболее распространенных ошибок:

1) Слова через дефис — Если первое слово используется в качестве прилагательного, то дефис не нужен, например, «first generation».

Если первое слово является существительным, то необходимо поставить дефис, например, «range-limited». Если второе слово — герундий, то есть настоящее продолженное время глагола, то дефис не используется, например, «cell splitting».

2) Как правило, целые числа меньше 10 записываются словами. Таким образом, нужно писать «six cells» вместо «6 cells». Целые числа, большие 10, и дробные числа записываются арабскими цифрами, т.е., 12, 5.6 и т.д. Дробные числа рассматриваются во множественном числе. Таким образом, нужно писать «one meter», но «0.5 meters».

3) В технических статьях, как правило, используются символы, и возникает вопрос о том, какой артикль использовать перед символами. Как сказать, «a M/M/1 queue» или «an M/M/1 queue»? Правило такое же, как и при обычном письме без символов, то есть, если слово начинается с гласной, а именно, с букв «a, e, i, o, u», то нужно использовать артикль «an», и «a» — в противном случае. Тем не менее, мы должны определить, как символ произносится. В случае » M/M/1», мы произносим его «em-em-one», то есть, оно начинается с гласной. Таким образом, правильным будет «an M/M/1». Сравните с «a B-ISDN network». В этом случае «B» в «B-ISDN» произносится как «bee», то есть не как гласная.

4) Когда обозначение используется впервые, нужно его расшифровать, как правило, заключив в скобки, например, можно написать «Integrated Services Digital Network (ISDN)». А затем используйте уже только аббревиатуру. Это согласуется с концепцией краткости.

5) Старайтесь по максимуму избегать использования отрицательных слов, таких как «not», «un», «non» и т.д., а также двойного отрицания, как например, «not invalid», «not uninteresting». Например, используйте «invalid» вместо «not valid», «violating» вместо «not satisfying».

6) Фраза «a lot of» используется для неисчисляемых объектов, например, в случае «a lot of money». Не используйте эту фразу для исчисляемых объектов, вместо неё используйте «many»; например, лучше сказать «many users», чем «a lot of users». То же самое касается «a large amount». Эта фраза также используется для неисчисляемых объектов.

7) Используйте «greatly improves» вместо «highly improves» or «largely improves».

8) Используйте «contrary to» вместо «in contrary to». «Contrary to» имеет то же смысл, что и «in contrast to» или «as opposed to».

9) Слова «work» and «research» уже имеют смысл множественного числа. Таким образом, мы не говорим «Existing works in this area …» или «Prior researches …»

10) Не используйте сокращенные формы, например «don’t». Они должны быть расписаны полностью («do not»).

11) Избегайте использования нескольких превосходных степеней. Используйте «best» вместо «very best», «optimal» вместо а не «most optimal».

12) слова «figure», «table», «theorem», «lemma» и т.д. могут быть использованы как имена собственные или нарицательные имена. Имена собственные должны начинаться с большой буквы. Они являются именами собственными, когда за ними идёт число или какой-нибудь другой признак. Например, мы говорим «Fig. 1 illustrates … », но «In this figure, we illustrate …»

13) Не начинайте предложение со слова with «also». Вместо него используйте такие слова, как «Besides», «Moreover», «In addition».

14) Используем «comprises» или «consists of» вместо «comprises of».

15) Точка с запятой может использоваться для разделения групп объектов. Например, «Set A comprises numbers 1, 2, 3; Set B comprises 4, 5, 6; Set C comprises 7, 8».

16) Избегайте повторений. Говорим «… the storage required in the first case is greater than that in the second case, …» вместо «… the storage required in the first case is greater than the storage required in the second case, …».

17) Написание слов в английском языке и американском варианте иногда отличается, например, то есть «colour» и «color». Старайтесь соблюдать единый стиль по всему тексту.

Благодарности

Автор хотел бы поблагодарить тех, кто прочёл исходные версии данной статьи и дал полезные советы. В частности, д-ра А. Чоудхури из Lucent Technologies Bell Labs, д-ра И. Хана из Qualcomm Inc, и д-ра С. Сенгодана из Nokia Research Center, давших подробные комментарии.

Виктор O. K. Ли (’80-M’81-SM’86-F’92) получил степень бакалавра, магистра и доктора наук в области электротехники и вычислительной техники в Массачусетском технологическом институте, и в Кембридже, в 1977, 1979 и 1981 годах, соответственно.

В 1981 году он начал работать в Университете Южной Калифорнии (USC), Лос-Анджелес, в качестве доцента, затем получил звание профессора электротехники и стал директором Института теории связи USC. С 1 сентября 1997 г. он работает профессором на кафедре информационной техники факультета электротехники и радиоэлектроники Университета Гонконга, а также генеральным директором университетской компании Versitech Ltd. Им опубликовано более 200 статей, прочитаны лекции и проведены консультации по всему миру. Его сфера интересов лежит в области сетей высокоскоростной связи, персональных коммуникационных сетей и распределенных мультимедийных систем.

 


Рукопись получена 8 мая 1995 года; доработана 14 декабря 1998.

Автор работает на факультете электротехники и радиоэлектроники Университета Гонконга, Гонконг, Китай.

Уникальный издательский идентификатор S 0018-9359 (99) 03957-6.

0018-9359/99 $ 10.00 © 1999 IEEE

 


1 Сначала основной аудиторией данной статьи были мои аспиранты. Рад сообщить, что время, которое я потратил на её подготовку, оказалось больше, чем тот выигрыш во времени, которое я должен был бы потратить на исправление написанного. Один мой коллега посоветовал мне отправить эту статью в журнал, поскольку она может оказаться полезной и для других преподавателей в технической области.